En los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio todos los empresarios están obligados a legalizar telemáticamente en el Registro Mercantil todos lo libros que deban llevar por imperativo legal; y así será el 30 de abril de cada año la fecha límite para cumplir esta imposición por aquellas empresas cuyo ejercicio coincide con el año natural, el 31 de diciembre.
Aun así no es infrecuente encontrar empresas que no realizan la legalización de los libros, motivadas básicamente por la falta de un régimen sancionador por el incumplimiento de esta obligación mercantil.
Pues bien además del deber de cumplir con la normativa hay un motivo que aconseja realizar la legalización en plazo:
La Sala de lo Contencioso del Tribunal Supremo en su sentencia 1096/2023 de 25 de julio de 2023, refrendada por otras que han venido detrás y cuyo criterio fue asumido por el Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) en su resolución 1269/2022 de 25 de septiembre de 2023, sobre la presunción de obtención de rentas por deudas inexistentes registradas en contabilidad establecida en el artículo 121 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, que establece:
- Se presumirá la existencia de rentas no declaradas cuando hayan sido registradas en los libros de contabilidad del contribuyente deudas inexistentes.
- El importe de la renta consecuencia de las presunciones contenidas en los apartados anteriores se imputará al período impositivo más antiguo de entre los no prescritos, excepto que el contribuyente pruebe que corresponde a otro u otros.
Determina dicha STS, que cuando hayan sido registradas en los libros de contabilidad del sujeto pasivo deudas inexistentes, a los efectos de la presunción de la existencia de rentas no declaradas, el registro contable no controvertido es un medio de prueba válido para que el contribuyente pueda demostrar que la renta, consecuencia de tal presunción, deba imputarse a un período impositivo, distinto al más antiguo de entre los no prescritos.
Y el TEAC asumiendo ese criterio establece:
Cuando nos encontramos ante la consideración de pasivos ficticios por deudas inexistentes registradas en contabilidad, es al sujeto pasivo al que le corresponde probar su origen/realidad para evitar que entre en juego la presunción de existencia de rentas no declaradas.
En cuanto a la imputación temporal de dicha renta, de acuerdo con el criterio de este TEAC, resolución dictada en unificación de criterio 7722/2012, de 21/03/2013 que se refiere al artículo 140.4 Ley 43/1995, el contribuyente puede emplear, para acreditar que la renta presunta corresponde a un determinado período distinto del que se ha referido en la liquidación, cualquier medio de prueba admitido en Derecho, incluidos los libros de contabilidad de los empresarios debidamente legalizados.
No obstante, asumiendo que la contabilidad, debidamente legalizada, es prueba suficiente de la existencia de los pasivos, la aportación de una contabilidad legalizada correspondiente a un ejercicio prescrito en la que consten esos pasivos supone la prueba de su existencia en esos ejercicios, lo que impide su imputación a un ejercicio posterior no prescrito salvo la labor de prueba, al respecto, que pueda hacer la
Inspección demostrando que esos pasivos que figuraban en la contabilidad de un ejercicio prescrito han pasado a tener la consideración de «inexistentes» en un ejercicio posterior.
Conclusión: como no es infrecuente la existencia de errores en los registros y libros contables, que se hayan condonado de facto préstamos, que existan deudas prescritas, tener aportaciones o deudas con socios registradas en la cuenta (551), reflejar en libros un proveedor que ha cerrado, un acreedor que se ha olvidado de reclamar su derecho de cobro y como cualquiera de estos registros podrían suponer un pasivo ficticio sobrevenido, y no siempre con la suficiente antelación vamos a saber cuándo puede alcanzar tal condición y cuándo se puede ser sujeto pasivo de una comprobación por parte de la AEAT, la prudencia aconseja que no se prescinda de la legalización en plazo de los libros todos y cada uno de los años.
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